Einmal im Monat trifft sich eine Koordinierungsgruppe  des Scharwenka Kulturforums, um sich für die kommenden Aufgaben abzustimmen. Es sind Ehrenamtler, die sich bereit gefunden haben, die geplanten Veranstaltungen  jeweils der kommenden zwei Monate vorzubereiten und ihre Durchführung abzusichern. Dazu gehört die personelle Abstimmung untereinander, die Festlegung der Verantwortlichkeit, der  Einlass und der Ticketverkauf an der Abendkasse, die Bereitstellung  und der Verkauf von Pausengetränken, die Betreuung der Künstler, die Abrechnung der Tageskasse und vieles mehr.

Die Beratung findet stets in lockerer Runde statt. In der Vorbereitung der Planung kann jeder für sich entscheiden, an welcher Veranstaltung er mitwirken möchte. Jeder nimmt dort seinen Platz ein, der ihm liegt und wo er sich am besten einbringen kann.  Deshalb empfinden es auch alle mit Freude und Genugtuung, wenn die Veranstaltungen gut gelingen und sich das Publikums auch bei den Gastgebern herzlich bedankt.

Obwohl es ein fest umrissener Kreis ist, der sich regelmäßig trifft, ist er für jedermann offen.  Wer mitmachen möchte, ist zu jeder Zeit herzlich willkommen.